Personuppgiftshantering och dataskydd

 Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk person som är i livet. Till exempel; namn, telefonnummer, adress och e-postadress, personnr och bild.

Behandling av personuppgifter är allt som händer med personuppgifterna.

Behandling av personuppgifter är allt man gör med personuppgifter. Ni behandlar personuppgifter om ni till exempel samlar in personuppgifter från medlemmar, registrerar medlemmar på något sätt, lagrar personuppgifter någonstans, till exempel i en molntjänst eller lämnar ut personuppgifter till någon.

 Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Folk Yous medlemsföreningar och riksorganisationen Folk You har delat ansvar över personuppgifterna som samlas in till medlemsföreningarnas medlemsregister. Alla föreningar som är ansluter sig till Folk You blir medlemsförening i Folk You. Alla medlemmar i varje medlemsförening blir därför automatiskt medlem i Folk You. Varje medlemsförening har ett eget medlemsregister med personuppgifter och Folk You samlar alla medlemsregister från alla medlemsföreningar i ett enda stort register.

Hur hanterar Folk You sina medlemmars uppgifter?

Vem kan jag kontakta för frågor om mina personuppgifter?

Har du frågor om hantering av personuppgifter och dataskydd inom Folk You, kontakta Emma Swensson via mail emma.swensson@folkyou.se e eller telefon 076-0458142.

Vad behöver medlemsföreningar tänka på när ni samlar in personuppgifter?

Medlemsregister

Personuppgifter som samlas in till medlemsregistret i ebas är namn, ålder, kön, adress, email och kön. Dessa uppgifter har medlemmarna själva registrerat och Folk You använder dessa för att kunna söka stöd för att driva ungdomsorganisation av myndigheten för ungdoms och civilsamhällesfrågor (mucf), skicka ut information till medlemmarna samt för att föra statistik över alla medlemmar. Folk You samlar alla medlemmar från Folk Yous medlemsföreningar i ett medlemsregister via ett webbverktyg som heter ebas. Ebas tillverkare Sverok AB och Folk You har tecknat ett avtal som säkrar att ingen obehörig utanför Folk You tar del av personuppgifterna som lagras i Ebas.

Alla personuppgifter sparas i tre år för att Folk You också ska kunna redovisa bidrag till mucf. Detta stöd gör det möjligt för Folk You att finnas och i sin tur kunna ge stöd och bidrag åt barn och unga inom folk, världsmusik och dans.

Vad behöver vi tänka på som medlemsförening när vi hanterar medlemmarnas personuppgifter?

Hemsida

Folk Yous hemsida är SSL (Secure Sockets Layer) krypterad vilket ser till att all data som skickas mellan en webbserver och webbläsare förblir privat och krypterad. Uppgifter som samlas in via hemsidan är bidragsansökningar och redovisning av bidrag från medlemsföreningar samt utläggs-ersättningar.

Uppgifter som samlas in är namn, telefon, adress, bankuppgifter och mailadress. Detta är för att vi ska kunna kontakta medlemsföreningar om ansökningar, för att kunna samla in utläggs-ersättningar på ett tillgängligt och smidigt sätt samt för att kunna betala ut bidrag och ersättningar för Folk You. När Folk You fått in informationen flyttas alla uppgifter till molntjänst google suite där vi bokför utgifter och handlägger ansökningar.

Enligt bokföringslagen har Folk you skyldighet att spara kvitton och utläggsersättningar i 7 år. Bidragsansökningar sparas i högst 3 år för att kunna redovisas för revisor och myndighet.

Webbtjänster och sociala medier

Folk You är en rikstäckande organisation med styrelsemedlemmar och anställda som bor i olika delar av landet. Det innebär att vi driver mycket av arbetet med organisationen på distans med hjälp av online dokument och samtalstjänster, vi har inget fysiskt arkiv utan all information behöver vara webbbaserad för att vi ska kunna kommunicera inom organisationen.

Folk You använder och har tecknat avtal med google suite som går i linje med EUs dataskyddsförordning GDPR, detta innebär att inga personuppgifter lämnas inte ut till någon obehörig utanför Folk You.

Folk You finns också på sociala medier där vi sprider information om evenemang som festivaler och kurser, bidragsansökningar och vad som händer inom Folk You med bilder och text.

Folk You använder sig ibland av nyhetsbrevsutskick för att bjuda in alla medlemmar till årsmöte, skicka ut information, samt fråga om medlemskap. Folk You skickar inte ut nyhetsutskick mer än nödvändigt, de mesta av informationen från organisationen sprids via sociala medier.