Årsmötet i sin helhet

Du är här:
<< Alla ämnen
Innehåll:

Årsmötet är föreningens högst beslutande organ och en viktig del för att er förening ska fungera som en demokratisk organisation. Det är då alla era medlemmar har möjlighet att påverka och besluta om vem som ska vara med i styrelsen och vad föreningen ska göra under året.

Stressa inte igenom årsmötet utan passa på att bjuda in alla medlemmar att delta i god tid, utveckla föreningen och gör planer tillsammans med alla medlemmar.

Det är föreningens styrelse som har ansvaret för att meddela medlemmarna hur årsmötet ska gå till och oftast står det bestämt i föreningens stadgar hur tidigt inbjudan till årsmötet ska skickas ut och vad som ska tas upp på årsmötet. Kolla igenom era stadgar så att ni är väl förberedda inför ert årsmöte!



Efter årsmötet ska ni ladda upp justerat och underskrivet årsmötesprotokoll, årsmötesrapport och verksamhetsrapport  i ebas. Ett tips för att skriva under protokoll digitalt är att skicka det genom kivra och sen skriva under med Bank ID.

Det är viktigt för att Folk You ska kunna se att ni sköter föreningen demokratiskt för att vi ska kunna betala ut bidrag till er förening.

Tid & Plats

Att bestämma var och när mötet ska äga rum kan vara viktigare än vad en tror. Hur många blir ni? Behöver ni en projektor? Är ni så många att ni kanske måste ha en ljudanläggning för att alla ska höra vad som sägs?

Plats

Att ge så många som möjligt tillgång till årsmötet viktigt för att det ska vara så demokratiskt som möjligt. Då kan det vara bra att kolla så att alla kan ta sig till den platsen där en vill ha mötet. Om det är långt att resa kanske inte alla har råd kan föreningen i så fall betala för tågbiljetterna? Om ni vill ha ett digitalt årsmöte, alltså träffas genom datorer eller telefoner, är det i så fall möjligt för alla medlemmar att delta? Kanske inte alla har en dator hemma men flera kan turas om vid samma dator.

Tid

Tiden är oftast svårare än platsen. Vissa jobbar kanske och andra pluggar. Att vara ute i god tid så att folk hinner planera in att årsmötet ska vara hjälper folk att planera oh gör att mötet blir mer välbesökt.

Dagorning & Protokoll

När ni ska hålla årsmöte är det bra att i förväg veta vilka frågor som ska behandlas. En dagordning kan se ut på många sätt och det är ni i föreningen som bestämmer vad ni ska ta upp. De absolut viktigaste punkterna har vi märkt med (*)

1. Årsmötets Öppnande

Här öppnar man upp mötet och hälsar alla välkomna. Här kan också vara en bra idé att berätta för nya medlemmar hur ett årsmöte går till och hur er förening går till väga när ni röstar om olika förslag. Tänk på att ta det lugnt och se till att alla förstår vad det är ni ska ta beslut om. Förklara gärna att deltagarna får pausa mötet och fråga om det är något de inte förstår.

2. Val av mötesordförande och mötessekreterare*

Mötesordföranden är personen som leder mötet och ser till att alla kommer till tals. Hen har också ansvar för att dagordningen följs och att röstningen går till på rätt sätt

Mötessekreteraren har ansvar för protokollet och att de beslut som fattas finns tydligt formulerade. Tänk på att protokollet inte behöver innehålla något från diskussionen som ni höll angående vissa frågor. Det viktigaste är att beslutet kommer med så att ni lätt kan gå tillbaks till protokollet för att se vad det var ni bestämde.

Utdrag ur Folk Yous årsmötesprotokoll 2020.
Här har vi inte skrivit ner exakt vad vi reviderade i verksamhetsplanen, eller varför, utan skrev in det direkt i verksamhetsplanen som vi sparar på samma ställe som protokollet.

3. Val av två justeringspersoner, tillika rösträknare*

De som justerar protokollet har ansvar för att i efterhand läsa igenom protokollet för att se till att det som beslutades under mötet är det som faktiskt står i protokollet. När justerarna har skrivit under så anser man att mötet är justerat och att alla beslut därmed är giltiga.

Justerarna är oftast också rösträknare och hjälper ordföranden att hålla koll på vilka förslag som vinner i olika omröstningar.

4. Fastställande av dagordning

Här finns det utrymme för att lägga till fler punkter i dagordningen eller att flytta de befintliga. I många fall kanske en väljer att ta upp nya punkter under “övriga punkter” istället.

5. Adjungeringar

Oftast är det egentligen bara föreningens medlemmar som får vara med på årsmötet, men mötet kan välja att Adjungera, det vill säga bjuda in andra personer till mötet. Här kan en välja på vilket sätt de personerna får delta på mötet. Genom närvaro-yttrande- eller yrkanderätt.


Närvarorätt

Då får personen vara med på mötet, men inte diskutera några frågor

Yttranderätt

Då får personen yttra sig, alltså vara med och diskutera frågorna

Yrkanderätt

En person adjungerad med Yrkanderätt har rätt att lägga fram förslag som årsmötet måste ta ställning till.

Beslutsrätt

Något som är mer ovanligt är att ge någon som egentligen inte har rösträtt möjligheten att vara med och ta beslut. De flesta föreningar har stadgar som säger att bara dom som är medlem i föreningen får rösta, men här kan mötet alltså

6. Fastställande av röstlängd

Det här betyder att man kollar vilka på årsmötet som har rösträtt utifrån vilka krav som finns i stadgarna.

Föreningens medlemslista kan ligga till grund för vilka som har röst rätt.

7. Årsmötets behöriga utlysande

För att ett årsmöte ska vara giltigt måste ju medlemmarna i föreningen fått reda på att det ska äga rum, annars har de ju ingen möjlighet att vara med på mötet och rösta.

Oftast står det i stadgarna hur långt innan mötet en inbjudan ska finnas tillgänglig och i vissa fall står det också hur medlemmarna ska få informationen.

8. Fastställande av verksamhetsberättelse*

9. Ekonomisk redovisning, revisionsberättelse samt fastställande av balansräkning*

10. Fråga om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen*

På årsmötet går ni igenom föregående år och styrelsen presenterar hur de har gjort för att uppfylla det som bestämdes på förra årsmötet. På denna punkten tar man helt enkelt ett beslut om man tycker att styrelsen har gjort det eller inte.

Många missuppfattar denna punkten och tror att styrelsen automatiskt blir återbetalningsskyldig till föreningen om årsmötet röstar nej – styrelsen får INTE ansvarsfrihet, men det stämmer inte riktigt.

När ett årsmöte väljer att INTE bevilja ansvarsfrihet brukar det ses som ett ställningstagande emot styrelsens arbete. Ibland kan det va så att styrelsen får ansvarsfriheten villkorad. Till exempel att styrelsen får ansvarsfrihet men de måste renskriva verksamhetsplanen först eller redovisa en viss utgift lite mer noggrant.

Om styrelsen har begått ett brott, kanske de har tagit av föreningens pengar och stoppat i egen ficka, så kan detta anmälas oavsett om styrelsen fått ansvarsfrihet eller inte.

11. Fastställande av medlemsavgift

Kort och gott, vad det ska kosta att bli medlem i er förening. Det går att ha 0 kronor som avgift.

PAUS

Glöm inte att ta en paus om ni suttit ner länge. Att ta en paus kallas att man ajournerar mötet.

12. Verksamhetsplan samt budget för innevarande år*

13. Val av ordförande*

14. Val av övriga ledamöter*

15. Val av suppleanter*

16. Val av revisorer*

17. Val av valberedning

18. Inkomna motioner och styrelsens förslag*

19. Övriga frågor

Mötets avslutande