Bokföring

Du är här:
<< Alla ämnen
Innehåll:

”Jag är så dålig på matte.”
.. är inte så ovanligt att folk tänker när man börjar prata om bokföring. Men bokföring handlar väldigt lite om just mattematik och mer om ”var sak på sin plats”.

Pengar in och Pengar ut.

Varför bokför vi egentligen?
Bokföringen berättar var föreningen har fått sina pengar ifrån, kanske konsertbiljetter, antal sålda kaffekoppar eller medlemsavgifter. Det kan också vara bidrag från kommunen eller sponsring från ett lokalt företag.

Den berättar också vad föreningen har lagt sina pengar på och i vissa fall vad föreningen äger.

Oftast är det bidragsgivaren som ställer krav på hur mycket information som ska finnas i bokföringen. Folk You får statligt stöd från MUCF som ställer jättehöga krav på att vi ska kunna visa vad pengarna har gått till.

På samma sätt vill ju era medlemmar veta vad föreningen har gjort för kul med era intäkter.

Enligt bokföringslagen är en förening bokföringsskyldig om värdet på tillgångarna överstiger 1,5 miljoner kronor eller om föreningen bedriver näringsverksamhet. Näringsverksamhet kan t.ex. vara om ni har ett evenemang där ni tar inträde eller om ni säljer fika.

Läs mer om detta på skatteverkets hemsida.


Hur bokför man?

Bokföring handlar om att sortera upp pengar in – intäkter och pengar ut – utgifter, i någon form av register så att föreningen får en översikt över var de får in pengar ifrån och vad de spenderar pengarna på. Samtidig bevisar bokföringen att allting har gått rätt till.

Det finns färdiga lösningar för att göra detta och många använder bokföringsprogram, även om jag faktiskt sett en person som ”förde bok” i en riktig bok med gåspenna och bläck. Vissa bokföringsprogram kostar pengar, men det finns också några som är gratis. Vissa av dem mest kända är kanske Visma och Fortnox.

Om ni har ett föreningskonto hos banken så kan det ibland ingå ett bokföringsprogram. Prata med er bank om detta så kan dom hjälpa er.

Registret

Behöver er förening ett bokföringsprogram?
Kanske, kanske inte. Allt beror på hur er verksamhet ser ut. Fördelen med programmen är att ni kan trolla fram Balans och Resultatrapporter genom en knapptryckning. Detta är något som vissa bidragsgivare vill se om ni ska söka pengar. Men för att kunna jobba i ett sådant program måste ni plugga på en del för att förstå vissa begrepp.

Nu vill jag verkligen inte skrämma er! – Bokföring är inte så komplicerat, det kräver bara att en lägger lite tid på det för att få en rutin. Skulle en råka göra lite fel så är det bara att testa igen.

Om ni vill börja lite enklare kan ni använda er av ett program ni kan göra kalkyler i, som till exepel Excel. Det går också att göra via Google Drive och Google Sheets. Där ni skriver upp pengar in och pengar ut.

För en liten förening är det mest intressanta att få fram ett resultat. Alltså in – ut.

Isak och kim bokför så här i deras ”fikaförening”. Där går det enkelt att sammanställa hur mycket pengar dom fått in i föreningen och hur mycket dom har använt. Då vet de också hur mycket de har kvar att ”slösa” på fika nästa månad.

VerifikationsnummerDatumVad köptes/Såldes?InUt
00011/1-2022Medlemsavgift Isak100
00021/1-2022Medlemsavgift Kim100
00035/1-2022Fika50
00046/1-2022Fika60
000528/1-2022Bullar30
000630/1-2022Medlemsavgift Robin100
Totalt in/ut300140
Resultat 160
Fikaföreningens bokföring för Januarimånad 2022

Kvitton – Verifikationer

Bokföringen är inte bara plus och minus. Något som är ännu viktigare är att kunna bevisa vart pengarna tagit vägen. I fikaföreningens bokföring kan vi också se något som kallas verifikationsnummer. Detta nummret kan man använda för att koppla ihop en rad i bokföringen till ett kvitto – en verifikation.

Med hjälp av kvittot kan föreningen visa att det faktiskt är fika och inte tvättmedel som dom har köpt. Tänk om Isak och Robin gick och fikade själva en dag när Kim inte kunde vara med. Det kan ju va så att hon undrar om de faktiskt fikade eller om de istället gick på Bio för pengarna. I fika föreningens stadgar står det ju faktiskt att en ”INTE får göra något annat än att fika”.

Vilken tur att Isak och Robin bokfört ordentligt och lätt kan visa upp att de inte missbrukat föreningens pengar.

 I Sverige finns det en lag som säger så här:
”Vid varje försäljning skall ett av kassaregistret framställt kvitto tas fram och erbjudas kunden.”

På kvittot står det var, när och vad du har köpt. Det är väldigt viktigt att spara alla kvitton på ett säkert sätt och det finns flera olika sätt att göra det på. 

  1. Skaffa en pärm som ni kan klistra in alla kvitton i. Se till att de sitter i datumordning. 
  2. Skanna in alla kvitton eller fota av dem och spara dem i en mapp i datorn. 

Alla kvitton i bokföringen måste sparas i 7 år.
Folk You sparar alla sina kvitton i ”molnet” och sorteras upp i mappar baserat på vilken månad som betalningen eller ”transaktionen” ägde rum. På så sätt är det lätt att hitta dom =)

Precis som Fikaföreningen så skriver vi också in ett verifikationsnummer på alla kvitton så att det ska bli enkelt att hitta när vi vill visa vad vi har lagt alla pengar på. Här har vi döpt dom efter månad/år och sen ett eget nummer. 


Bokföring är demokrati

Att bokföra är inte bara ett evigt ont. Det är också ett hjälpmedel för att kunna ta riktigt bra beslut i sin förening och det är viktigt att man hjälps åt. Det är faktiskt hela styrelsen ansvar att driva föreningen framåt, och i det åtagandet ingår också att spara kvitton och hålla koll på föreningens pengar.

På årsmötet funkar bokföringen som ett underlag till hur styrelsen har skött föreningen och därför är det också viktigt att man hjälps åt för att alla ska förstå

Bokföringslänkar

Bokföringsnämnden har en bok om att föra bok ”Att föra bok”. Den är helt gratis och går att ladda ner från deras hemsida.

Att föra bok

Nästa - Revisor och revision