Starta förening
Den här guiden togs fram 2022 i samarbete med Kulturens Bildningsförbund.
1. Ni har en idé och vill starta förening
Är ni några som gillar att göra samma sak och vill träffas då och då för att dela ert gemensamma intresse? Har ni fått en idé om ett projekt som ni vill genomföra? Eller någon annan form av verksamhet? Ni kanske till exempel har identifierat ett behov som ni vill lösa. Då kan det vara värt för er att starta en förening och sen ansluta den till Folk You.
Genom att starta förening får ni större handlingsutrymme och möjligheter att uppfylla era idéer och göra det ni vill. Bland annat blir det lättare för er att uppfattas som seriösa och samarbeta med andra organisationer. Det blir också lättare för er att söka bidrag för era projektidéer, både hos Folk You och hos andra bidragsgivare. När ni har en förening kan Folk You hjälpa er med stöd, nätverk och bidrag.
Att göra nu:
- Formulera ert syfte – vad är det er förening ska syssla med?
2. Se till att ni uppfyller kraven
Vad krävs för att starta förening?
- Ni ska ha en idé om vad föreningen ska ha för syfte och vad den ska vara till för. (Se föregående steg)
- Ni måste vara minst 3 personer, varav minst 1 person är myndig (den ni sedan väljer till kassör måste vara myndig för att få lov att ta hand om föreningens pengar). Dock börjar fler och fler banker kräva att även ordföranden i föreningen är myndig, så det kan vara smart att se till att ni är 2 myndiga personer i föreningen för säkerhets skull.
- Vill ni att föreningen sen ska bli medlem i Folk You måste dessutom medlemmarna till 60% bestå av personer under 26 år. Läs mer om att ansluta en förening till Folk You här.
Att göra nu:
- Bestäm vilken ort föreningen ska utgå ifrån. Orten blir föreningens så kallade ”säte”.
- Bestäm ett namn på er förening.
3. Formulera stadgar - föreningens regler
En förening måste ha något som kallas för stadgar. Stadgarna är föreningens regler/grundlagar. Här står hur föreningen ska drivas och vad föreningens syfte är. Ni kan utgå från våra standardstadgar som innehåller det mesta ni behöver. Ladda ner dokumentet och skriv in informationen för just er förening.
Det står er fritt fram att ändra så att stadgarna passar just er förening. Det finns faktiskt inga regler för hur stadgarna ska se ut, men i kontakt med myndigheter eller när ni ska starta ett bankkonto finns det vissa krav.
Att göra nu:
- Formulera era stadgar och spara ner dokumentet som pdf på en säker plats.
- Vad är då en säker plats? Ett tips är att samla alla dokument på ett och samma ställe, gärna ett moln som flera i föreningen kan komma åt. Google Drive är ett exempel, där ni också kan skaffa separata inlogg och mailadresser till alla i föreningen.
- Kolla upp eventuella krav på stadgar från banken ni planerar att öppna konto hos framöver. Läs mer om att öppna konto under steg 11.
4. Vem som ska göra vad? Forma en styrelse!
En förening måste ha något som kallas för en styrelse och den behöver bestå av minst tre personer. Styrelsen är de som leder föreningens arbete och har hand om ekonomin och andra viktiga saker.
Sätt er ner och diskutera vem som vill göra vad. Kanske vill alla hjälpas åt med det mesta – men styrelsen bör minst ha en ordförande, en kassör och en sekreterare (en person kan inte vara fler av dessa roller samtidigt). Det hjälper er senare när ni till exempel ska starta ett bankkonto eller söka bidrag. Utöver dessa tre roller kan ni om ni vill hitta på egna ansvarsområden inom gruppen – vem ska göra vad i föreningen?
Utöver styrelsen ska ni också ha minst en revisor. Revisorns uppgift är att hålla koll på att styrelsen sköter föreningen som medlemmarna önskar och säga till styrelsen och föreningens medlemmar om hen tycker något verkar märkligt. Revisorn har också i uppgift att kolla att styrelsen lägger föreningens pengar på rätt saker och sköter ekonomin på ett riktigt sätt, till exempel att det finns rutiner för hur pengarna ska hanteras och att det finns kvitton på inköp som gjorts. Revisorn behöver inte vara medlem i er förening och får inte vara en av dem som sitter i styrelsen eller nära släkt med dem, men det är bra om det är en person som vågar ifrågasätta styrelsen och ge dem kritik om det behövs.
Det finns två typer av revisorer: 1) de yrkesutbildade som kallas för ”godkänd” eller ”auktoriserad” revisor och 2) de ideella som inte behöver ha någon utbildning, och som kallas för ”lekmannarevisor” eller ”verksamhetsrevisor”. Det räcker för det mesta att välja en sådan lekmannarevisor – den personen behöver inte vara ekonom för att kunna göra ett bra jobb!
Den styrelse och den revisor ni väljer kommer ha sitt uppdrag minst ett år framöver. Hur länge personerna sitter regleras i era stadgar. Dessa poster väljs om vid något som kallas för årsmöte, vilket vi kommer till senare.
Att göra nu:
- Ta fram ett förslag på vilka som ska utgöra styrelsen i er förening: vem som ska vara föreningens ordförande, kassör och sekreterare. Ert förslag tar ni sedan med till ert kommande “årsmöte” och tar ett definitivt beslut där.
- Ta också fram ett förslag på vem som ska vara föreningens revisor. Fråga personen om den kan tänka sig att vara er revisor och ta sedan med förslaget till årsmötet.
Vi kommer strax in på vad det här med årsmöte innebär.
5. Förbered en verksamhetsplan och budget
Nu ska ni förbereda några dokument inför ert första årsmöte (som ni ska bjuda in till i nästa steg). Ni ska formulera era tankar om vad föreningen ska göra det kommande året i något som kallas för en verksamhetsplan. Använd gärna vår mall för nybildade föreningar. Detta blir helt enkelt ett slags uppdrag till styrelsen.
Ni ska också göra en budget för det kommande året. Det är i princip samma sak som en verksamhetsplan, men handlar om ekonomin – vad er förening ska lägga pengar på. Använd vår budget-mall om ni vill.
Både verksamhetsplanen och budgeten är uppskattningar i förväg. Medlemmarna kan påverka föreningen genom att rösta om dessa på ert kommande årsmöte. Sedan är det styrelsens uppgift att se till att dessa följs. Detta kanske inte är nödvändigt för alla föreningar så här i uppstartsskedet – om ni t.ex. inte har några pengar alls i början eller bara tänkt göra en sak. Gör det i så fall så kort och enkelt ni kan, det kan vara bra att börja bekanta sig med vad en verksamhetsplan och en budget är inför framtiden i er förening.
Att göra nu:
- Gör en verksamhetsplan och en budget. Spara ner dokumenten på en säker plats tillsammans med era stadgar.
6. Bjud in till ert första årsmöte och konstituerande styrelsemöte
Nu är det snart dags att ha ert första årsmöte, där föreningen officiellt bildas. Bestäm tid och plats för mötet och bjud sedan in personer som kan bli medlemmar i er nya förening. Se till att ni bjuder in i god tid (ofta formulerar en i sina stadgar när och hur inbjudan ska ske) så att den blivande styrelsen och potentiella medlemmar vet var och när mötet hålls.
I direkt anslutning till årsmötet ska ni också ha ett så kallat ”konstituerande styrelsemöte”. Det kan till exempel vara direkt efter årsmötet, eller dagen efter. Det kan vara en god idé att skicka ut kallelsen till detta möte i samma veva som kallelsen till årsmötet – dock behöver bara den styrelse ni väljer under årsmötet stanna kvar och medverka på detta konstituerande möte, så inbjudan kanske inte gäller alla som ni vill bjuda in till årsmötet.
Obs: Det konstituerande styrelsemötet behöver rent tekniskt inte ske i direkt anslutning till årsmötet, men det är bra att få det gjort så snart som möjligt.
Att göra nu:
- Skicka ut inbjudan till ert första årsmöte. Skicka med era stadgar, verksamhetsplanen och budgeten i inbjudan samt en dagordning för mötet. Använd gärna vår mall dagordning för årsmöte vid bildande av ny förening. Den kan ni även använda som protokoll under själva mötet. Vi skriver mer om hur ni håller själva mötet i nästa steg.
- Bjud även in till det konstituerande styrelsemöte som ni ska ha i direkt anslutning till årsmötet. Skicka med dagordningen för detta möte i inbjudan (inte samma dagordning som till årsmötet). Använd gärna vår mall för kallelse till konstituerande styrelsemöte.
7. Håll ert första årsmöte - föreningen bildas!
Nu har ni kommit fram till att ha ert första årsmöte! Det är här er förening officiellt bildas. På årsmötet följer ni den dagordning ni skickat ut i inbjudan. Under mötet skriver ni ett protokoll utifrån dagordningen, så att era beslut sparas för framtiden.
Att göra nu:
- Håll ert första årsmöte, där ni bl.a. beslutar om att bilda föreningen. Följ dagordningen och för protokoll under mötet, utgå gärna från vår mall som ni skickade med vid kallelsen till årsmötet.
- Mötets sekreterare och valda justerare ska sedan skriva under protokollet. Spara därefter detta på samma säkra plats som föreningens andra dokument, gärna som pdf så att protokollet inte går att ändra i i efterhand.
- Gå vidare till steg 8 och håll det konstituerande styrelsemötet med er nyvalda styrelse i direkt anslutning till årsmötet.
8. Håll ert första konstituerande styrelsemöte!
Kul! Nu efter årsmötet ska er nya styrelse ses för allra första gången i ett styrelsemöte. Då kallas det för “konstituerande styrelsemötet”. Detta är på sätt och vis starten på ert verksamhetsår. Det är det möte där ni beslutar hur ni ska jobba under året och vem som ska göra vad bland styrelsens ledamöter, dvs. vilken rollfördelning ni ska ha. Ni bestämmer också vem/vilka som ska vara firmatecknare (den som har rätt att skriva under kontrakt och avtal i föreningens namn. Det kan t.ex. handla om att ta ut pengar från föreningens konto eller skriva under ett hyresavtal).
Här är det viktigt att vissa formuleringar blir rätt i protokollet. Banken som ni ska öppna konto hos behöver nämligen få detta protokoll för att få veta:
- Vilka personer som ingår i styrelsen.
- Vilken roll personerna i styrelsen kommer att ha.
- Vem som ska få ta hand om pengarna.
Följ den dagordning ni skickat ut i inbjudan till det konstituerande mötet. Under mötet skriver ni ett protokoll utifrån dagordningen, så att era beslut sparas för framtiden. Detta protokoll behöver ni också senare ha för att kunna öppna ett bankkonto. Om ni redan vet vilken bank ni vill öppna ett konto i är ett tips att kolla med banken redan innan mötet om de har speciella krav på vad som måste stå i protokollet, så det blir rätt på en gång!
Att göra nu:
- Håll ert konstituerande styrelsemöte. Var noga med att föra protokoll på rätt sätt. Använd gärna vår protokollmall för att få till det på rätt sätt.
9. Ansök om att bli medlemsförening i Folk You
Nu är det äntligen dags att bli medlemsförening i Folk You! Ni skickar in en ansökan om att bli medlemmar i Folk You här på vår hemsida. Vi läser sedan igenom er ansökan och kontaktar er kanske med några frågor. Det vi framför allt behöver försäkra oss om är att ni är en förening med minst 60 % medlemmar i åldern 6-25 år som sysslar med folkkultur, innan vi kan godkänna er ansökan.
Ni behöver ha haft ert första årsmöte samt konstituerande styrelsemöte innan ni kan bli medlemmar i Folk You. Ni kan dock inte få några bidrag utbetalda från oss förrän ni har organisationsnummer och bankkonto eller avtal om bankkonto. Så hur ni fixar det tar vi upp i nästkommande steg!
Att göra nu:
- Ansök om att bli medlemsförening i Folk You här!
10. Ansök om organisationsnummer
Man kan säga att organisationsnumret är som ett personnummer, fast för föreningar och andra företagsformer. Det används för att myndigheter eller andra företag ska kunna hitta er förening.
Organisationsnumret är också ett krav för ingå olika avtal. Det kan till exempel handla om att öppna ett föreningskonto hos en bank eller ingå samarbete med Kulturens Bildningsverksamhet eller andra studieförbund.
Att göra nu:
- Ansök om ett organisationsnummer hos skatteverket.
11. Skaffa ett bankkonto till föreningen
För att det ska bli enklare för föreningen att hantera ekonomin behövs ett förenings- eller företagskonto (det heter olika i olika banker). Ett vanligt personkonto fungerar tyvärr inte – Folk You behöver nämligen något slags bevis på att ert konto går till föreningen.
Var noga med att välja en bank som har insättningsgaranti. Välj gärna ett paket som innefattar bankgiro eller plusgiro. Det gör det enklare att hantera insättningar till kontot från t.ex. Folk You, Kulturens eller från personer som betalar deltagar- eller medlemsavgifter. Jämför olika bankpaket där giro ingår. Kostnaden för föreningskonto kan variera stort.
Obs! Bankerna har uppdaterat sina säkerhetsrutiner, vilket gör att det kan ta ett tag för att få alla dokument rätt och godkända. Räkna med att firmatecknare kommer behöva besöka banken tillsammans och kanske flera gånger för att få allting klart.
Att göra nu:
- Jämför olika bankpaket där giro ingår och bestäm er för vilken bank ni vill öppna konto hos. Kika gärna på vår sammanställning av olika banker.
- Ta kontakt med banken ni väljer för att starta ert föreningskonto.
- När ni sedan skaffat ert konto ska ni ladda upp ett kontobevis på E-bas (vår internplattform för medlemmar som ni får inlogg till när ni blivit medlemmar hos oss). Detta är en bild eller ett dokument som visar ert konto-/bankgironummer samt att detta nummer tillhör föreningen. Det kan t.ex. vara en printscreen från inloggningen på er bank.
12. Ansök om att bli samarbetsförening med ETT STUDIEFÖRBUND
Nu kan ni också ansöka om att bli samarbetsförening med ett studieförbund. Att samarbeta med ett studieförbund är fördelaktigt, de kan hjälpa till i frågor som gäller kontaktnät, lokaler, studiematerial och stöd om ni vill starta studiecirklar eller arrangera kulturverksamhet.
Att göra nu:
Hör av er till någon av landets studieförbund för att få hjälp med att bli samarbetsförening.
13. Skaffa ett molnbaserat bokföringsprogram
Som förening är ni skyldiga att redovisa hur ni använder föreningen pengar. Det gör ni genom att bokföra alla in- och utbetalningar. Bokföringen är en ekonomisk journal som visar när ni fått in pengar eller betalat ut något med föreningens pengar.
Vi rekommenderar att ni gör detta digitalt då det blir enklare än att göra det manuellt. Det finns gratis molnbaserade bokföringsprogram som hjälper till att bokföra rätt. Det är också lättare att lämna över molnsparade dokument jämfört med manuell pappersbokföring. Ett exempel är verktyget Bokio, som finns i både gratis- och betalversion.
I molnbaserade bokföringsprogram kan ni:
- Bokföra
- Fakturera (skicka fakturor för t.ex. medlemsavgifter, kursavgifter och annat)
- Göra bokslut (sammanfatta det ekonomiska året, vilket ni måste göra inför nästa års årsmöte). För mindre föreningar räcker det ofta med ett så kallat “förenklat bokslut”.
Att göra nu:
- Skaffa ett gratis bokföringsprogram (gärna molnbaserat)
14. Ansök om att slippa deklarera föreningen
Alla föreningar är skyldiga att deklarera vad som gjorts under året. Om er förening inte behöver redovisa moms eller vara arbetsgivare till anställda så kan ni ansöka om att slippa deklarera i 5 år.
Gör detta direkt så slipper ni tänka på det de kommande 5 åren!
Om ni inte gör detta eller får avslag på ansökan, så behöver ni deklarera. Det låter svårare än vad det oftast är. Blir ni osäkra på hur ni gör kan ni alltid ringa Skatteverket – de brukar vara glada att kunna hjälpa till med deklareringen!
Att göra nu:
- Ansök om att slippa deklarera hos Skatteverket.